我社提供的会前接待准备 - 商务会议

选择一个能让会议组织者和与会者都能满意的会议场所非常重要，面对众多的场所， 到底怎样去选择呢？ 1）列出可供选择的清单制作一个会议场所清单表，清单表上需注明会议要求的所有重 要条件。说明了酒店的条件好坏，将大大便于各个场所的比较和选择。 2）选择合适类型的场所。选择适合的会议场所，必须依据当地可提供的会议资源状况及该 会议的程序、预计的与会人数、与会人员的背景情况，以及最重要的会议目的、目标和与 会者的偏好等因素综合考虑。 A）按酒店要求： I）商务型酒店：这类酒店无论在外部设计，还是在内部装修，以及可提供的先进通讯工 具、适合会务的商用场地上（有特定的商务楼层），一般都充分体现了现代商务高效、 快捷的内涵。酒店既能接待小型会议也能接待大型会议，有一个或多个多功能厅，24小 时全天候办公，有较强的服务能力，此外还有多个中、西式餐厅、各种商店、健身房、 游泳池等设施。 II）度假型酒店：这类酒店一般建在旅游胜地或海边，外部设计、园林规划、内部装修都充 分体现了当地特色，集休闲、娱乐于一体。同时随着社会的发展，度假型酒店也能提供相 应的会议设施、美食和各种代表地方和季节特色的活动，这些无疑大大方便了会议单位。 B）按地点要求： I）位于市中心：在选择位于市中心的酒店时需考虑酒店与机场距离（包括交通是否拥 挤）。如果与会者来自国内或本地区，那么选择这样的酒店是明智的。会议筹划者一般喜 欢选择位于理想的城市里且设施和功能齐全的市中心酒店，这样与会者以及与会者的随行 家属便有很多活动可做。 II)位于市郊：对于当地可驱车前往的与会者来说，这类酒店是大受欢迎的。与会者刚好可以 借机放松一下生活节奏和改善一下生活情趣。 3）充分考虑会议类型与场所的搭配。 A）举办培训活动的最佳环境是能提供专门工作人员和专门设施的成人教育场所（公司的专 业培训中心或旅游胜地的培训点）。 B）研究和开发会议需要有利于沉思默想、灵感涌现的环境（培训中心或其他宁静场所最为 适合）。 C）重大的奖利、表彰型会议一定要有档次，要引人入胜，会议的目的是对杰出表现予以奖 励。 D）对于交易会和新产品展示会，需要选择有展厅的场所，还要求到达会场几所在城市的交通 必须便利。 4）充分考虑现场参观注意事宜在去做现场参观之前，先检查一下是否已具备了前提条件： A）报价方接受和同意会议名细表中各项事宜； B）报价方应是后选名单中较好的一个； C）对报价方拟订的合同条款基本接受。 5）对所涉及的会议设施和酒店务必亲临现场实地考察并充分做到以下五点： A）会见能做决策的人。这样有利以后解决可能出现的交易问题； B）只要可能，一定要在对方建议的日期去进行参观。最好不要在酒店客满时去参观，因为这 会使酒店产生直接费用； C）不要出于个人原因再次参观酒店；不随带家属同行； D）根据不同情况选择以一个普通客人身份不宣而至以检查酒店对客人的接待情况，或者还是 事先通知酒店以贵宾身份前往以检查酒店是如何接待贵宾的； E）考虑另一家酒店作为“备选”。 黄山市中国旅行社美大部暨国际文化交流中心提供 联系电话：0559-2536878 2523050 传真：0559-2536789 邮件：hs-czp163@163.com